Dazu gehören das Verwalten, Erstellen und Archivieren von Dokumenten und Vorschriften, die Bearbeitung von Anträgen und Nachweisen und die Vorbereitung von Sitzungen, Gremien und Tagungen ebenso wie die Beratung von Bürgerinnen und Bürgern. Sie sind auch die Ansprechpersonen, wenn es darum geht, öffentliche Gelder entsprechend der geltenden Rechtsvorschriften zu verwalten.
Neben verwaltungsrechtlichen Kenntnissen liegt der Schwerpunkt dieser Ausbildung auf betriebswirtschaftlichen Inhalten. Deshalb sind Verwaltungsfachangestellte nach ihrem Abschluss dazu befähigt,
- bürger- und kundenorientiert nach den Gesichtspunkten der Wirtschaftlichkeit zu arbeiten,
- Material und langlebige Wirtschaftsgüter nach ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten zu beschaffen und zu bewirtschaften,
- Arbeitsprozesse zu planen und zu organisieren,
- Vorgängen mit Hilfe moderner Informations- und Kommunikationssysteme zu bearbeiten,
- Daten zu erheben, zu verarbeiten und auszuwerten,
- Sachverhalte zu ermitteln und Rechtsvorschriften anzuwenden,
- Personalangelegenheiten zu bearbeiten und Entgelte zu berechnen,
- bei der Erstellung und Ausführung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen mitzuwirken,
- Zahlungsvorgänge zu bearbeiten,
- Aufgaben im betrieblichen Rechnungswesen umzusetzen und weitere Aufgabenbereiche zu übernehmen.
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Die Tätigkeit von Verwaltungsfachangestellten erfordert einerseits eine service- und kundenorientierte Einstellung, andererseits die Fähigkeit, die von ihnen bearbeiteten Vorgänge akkurat zu organisieren. Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit zählen zu den wichtigsten Charaktereigenschaften dieser Berufsgruppe.
Verwaltungsfachangestellte sollten sich stets über Änderungen in den Verordnungen, Gesetzen und Vorschriften auf dem Laufenden halten und bereit sein, sich neues Wissen anzueignen.
Da öffentlich verwaltete Belange zumeist komplexer Art sind, benötigen angehende Verwaltungsfachangestellte diese Kompetenzen:
- sehr gutes schriftliches Ausdrucksvermögen,
- ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten,
- Teamfähigkeit und Flexibilität
- Verantwortungsbewusstsein und Sorgfalt
- Freude an Büro- und Verwaltungsarbeiten,
- einen problemlosen und korrekten Umgang mit Daten und Zahlen,
- die Fähigkeit zu systematischem Denken,
- die Neigung zu ordnender, systematisierender Tätigkeit,
- Interesse an Rechts- und Verwaltungsurkunden und deren Anwendung,
- gute PC-Kenntnisse, etwa bei der Anwendung der üblichen Office-Programme und
- eine Vorliebe für wechselnde, insgesamt aber geregelte und wiederkehrende Arbeiten.
Verwaltungsfachangestellte sorgen dafür, dass die Arbeitsprozesse innerhalb von öffentlichen Verwaltungen effizient und vor allem effektiv laufen. Sie sind eine wichtige Schnittstelle zwischen den Bürgerinnen und Bürgern und den Behörden, beantworten Fragen und geben Auskünfte. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben in den Bereichen Personal, Haushalt und Beschaffung, bearbeiten Anträge, erstellen Bescheide und halten die Akten auf dem neuesten Stand.
Die Aufgaben von Verwaltungsfachangestellten auf einen Blick:
- Bearbeitung von Anträgen aus unterschiedlichen Bereichen
- Führen von Akten und Dokumentation und Archivierung von Bearbeitungsständen
- Korrespondenz mit Bürgerinnen und Bürgern sowie mit Behörden
- Vereinbarung und Organisation von Terminen zur fristgerechten Bearbeitung von Angelegenheiten
- Ausführung von fachlichen Tätigkeiten im jeweiligen Verwaltungsbereich (z. B. Personalwesen | Finanzen | Rechtsangelegenheiten)
- Allgemeine Verwaltungstätigkeiten
- Mitwirkung an verschiedenen Projekten
Verwaltungsfachangestellte arbeiten in den Verwaltungsbehörden des Bundes, der Länder, der Kommunen oder anderer öffentlich-rechtlicher Körperschaften, manchmal auch in Kirchenverwaltungen, Stiftungen oder Industrie- und Handelskammern. Sie sind dort als Sachbearbeiter:innen bzw. Bürosachbearbeiter:innen tätig.
Auf kommunaler Ebene arbeiten Verwaltungsfachangestellte z. B. als Standesbeamte, Fachassistentinnen und -assistenten in einem Jobcenter oder als Buchhalter:innen. Darüber hinaus können sie als Sachbearbeiter:innen in den Bereichen Besoldung/Entgelt/Personalwesen, in Kfz-Zulassungsstellen oder als Mitarbeitende im Innen- und Außendienst bei Ordnungsämtern tätig sein. Auf Bundesebene sind Sie in jeder Art von Behörde einsetzbar, von der Bundesfinanzdirektion über die Bundesnetzagentur bis hin zum Bundeskanzleramt.
Da die Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten eine Vielzahl an kaufmännischen Ausbildungsinhalten enthält, ist aber auch der Einsatz in der freien Wirtschaft möglich.
Bundesweit ist die Nachfrage nach Verwaltungsfachangestellten hoch. Die Karriereperspektiven in diesem Beruf sind sehr vielseitig. Nach mindestens dreijähriger Berufserfahrung können Verwaltungsfachangestellte eine Aufstiegsfortbildung absolvieren und durch die Prüfung zum/zur Verwaltungsfachwirt:in in den gehobenen Dienst aufsteigen und somit auch mehr Geld (ca. 3.700 Euro) verdienen. Wer sich für ein Studium mit dem Abschluss Diplom-Verwaltungsfachwirt:in entscheidet (z. B. Public Management), verdient im Anschluss bis zu 4.200 Euro monatlich.
Verwaltungsfachangestellte, die langfristig in die freie Wirtschaft gehen wollen, können mit den entsprechenden Weiterbildungen Betriebswirt:in oder Fachkaufmann/Fachkauffrau werden.